Cinco itens essenciais para mapeamento de processos
Process mapping allows businesses to chart out steps in a given system to understand them more fully. Virtually every process in any industry can and should be mapped, in order to conceptualize exactly where bottlenecks may exist, wasteful actions occur and, where emergency detours might be necessary to preserve production or service uptime.
As any cartographer will tell you, there are right and wrong ways to construct maps. While process mapping might not have been what map-makers like the ancient explorers had in mind, similar rules apply. We’ve collected a few best practices for creating valuable process maps that deliver results and hone operations.
“Process mapping works best with concrete tasks.”
1. Tangible processes map best
Quase qualquer processo se materializa bem em um mapa de processo. No entanto, vale a pena notar a pequena categoria daqueles que não: processos altamente abstratos. O mapeamento de processos funciona melhor com tarefas concretas que incluem objetivos apreciáveis e quantificáveis. A estrada para o topo da montanha é espancada por muitos passos, portanto, não tente pular para lá em um único limite.
If process map-makers find it keeps failing to address all the concerns that led them to begin the project in the first place, that may be a sign the prospective map ought to be broken down into smaller chunks, a set of process maps within a greater process map. The road to the top of the mountain is beaten by many footsteps, so don’t attempt to leap there in a single bound.
2. Saiba onde você esteve e para onde está indo
Como é uma ferramenta comumente atribuída a uma agenda de melhoria contínua, o mapeamento de processos existe dentro de um continuum de tempo. Talvez uma organização tenha usado o mapeamento de processos desde o seu início, ou talvez faça parte de uma nova iniciativa de excelência operacional. Em ambos os casos, o uso desse recurso representa um único momento no compromisso interminável de uma organização em mudar para melhor. Como tal, o mapeamento de processos deve explorar o contexto do tempo da maneira que puder. A documentação concisa é sempre necessária para desenvolver a história em torno do mapa: as razões para atualizar, iterações de experimentação com mudanças ou mudanças no processo ou se a equipe atingiu seus objetivos naquele momento da história. Afinal, as mudanças de processo podem abrir caminho para novos caminhos de possibilidade. Acima de tudo, a meticulosidade garante que nenhum passo no processo não seja atendido e as operações tenham o maior potencial de sucesso.
“Treating process maps like historical documents can provide valuable insight.”
Process mapping can provide valuable insight as to how a company’s performance has improved or declined – a great metric for change management – as well as what sorts of process maps might be worthwhile in the future. Concise documentation is always needed to flesh out the story around the map: the reasons for updating, iterations of experimentation with process changes or shifts, or whether the team reached its goals at that time in history.
These notes will be informed by legacy and, in turn, inform future mappers. After all, process changes may pave the way for whole new avenues of possibility. Most of all, meticulousness ensures no step in the process goes unheeded and operations have the highest potential to succeed.
3. Ligue para a simplicidade
Tudo isso dito, essas notas devem ser complementares para processar o mapeamento e não existem no próprio mapa. Os mapas de processo devem descrever de forma clara e sucinta um sistema na ordem em que deve ser executado, com atenção cuidadosa à simplicidade visual. Salve a documentação extra para o planejamento de reuniões, mas deixe-o fora do mapa para evitar confusão ou pior: não uso.
4. Experimente o mapeamento multifuncional-mas apenas quando estiver pronto
Embora todos os mapas de processo estejam sujeitos ao tempo, apenas alguns estão sujeitos a um único departamento. Em muitos casos, o mapeamento de processos é mais benéfico quando vai além de um único silo. No entanto, o mapeamento multifuncional do processo adiciona uma nova dimensão de complexidade, pois diferentes departamentos podem estar sujeitos a requisitos, regulamentos, costumes e outros tipos de verificações e saldos. Os mapas multifuncionais podem trazer melhorias significativas, mas apenas se forem estabelecidas e implementadas com velocidade e precisão aprimoradas por meio da experiência.
Gain some experience with a few simpler processes before tackling organization-wide process mapping challenges. Cross-functional maps can bring about significant improvements, but only if they’re established and implemented with speed and accuracy honed through experience.
“Cada passo do começo ao fim deve resultar em algum valor tangível.”
5. Distinguir valor a cada passo
O mapeamento de processos é uma atividade baseada em valor. Cada passo do começo ao fim deve resultar em algum valor tangível para a organização e/ou seus clientes, mesmo que o benefício seja simplesmente um sistema mais otimizado. Mas, para conseguir isso, o fabricante de mapas deve examinar o que o valor significa para suas organizações-e suas organizações apenas-no que se refere a cada componente de seus mapas de processo, bem como ao objetivo de "quadro geral". Embora o motivo abrangente da padronização possa ser melhorar os prazos de entrega, cada etapa do mapa do processo deve demonstrar uma melhoria quantificável de gerenciamento de tempo em relação às operações anteriores:
Say a manufacturer wants to create a process map for an equipment changeover that includes a recently established standardized method operators have been asked to perform. Although the overarching reason for standardization might be to improve lead times, each step within the process map should demonstrate a quantifiable time management improvement over past operations:
tem a localização dos componentes do equipamento necessários para a mudança movida para que estejam fisicamente mais próximos do operador? O ativo precisa ser equipado com diferentes recursos, como matérias -primas ou embalagens? Em caso afirmativo, como com um fator de mudança de mapeamento de processo para recarregar?
No entanto, o valor em uma única etapa não precisa necessariamente se alinhar com o objetivo geral do mapa do processo. Desde que seja benefício para o negócio ou o cliente, o mapa do processo é bem -sucedido. Blog
